Case: mappatura processi per software selection

Il nostro cliente, media azienda operante nel settore dell’edilizia industrializzata, caratterizzata da un elevato livello di competenze tecniche e da un assetto organizzativo in evoluzione, ha maturato l’esigenza di avviare la transizione da una struttura IT articolata su sistemi informativi dipartimentali verso un software gestionale integrato.

La Direzione intende sviluppare il processo di selezione del partner tecnologico con un approccio solido e rigoroso, per questo motivo chiede a Crabiz di condurre una ricognizione high-level dei processi aziendali finalizzata a produrre un documento rappresentativo degli stessi, da utilizzare come base per una interlocuzione consapevole con i system integrator coinvolti nel processo di vendor selection.

Il team Crabiz, composto da due consulenti, dopo una ricognizione preliminare del perimetro operativo dell’azienda, con la individuazione dei processi “in scope”, elabora un piano di interviste agli interlocutori chiave per ciascuno dei processi, attraverso le quali vengono fatte emergere le informazioni chiave per procedere alla rappresentazione ad alto livello dei processi stessi.

L’approccio alle interviste è di tipo semi-strutturato, in modo da mantenere un livello adeguato di rigore nella raccolta di informazioni, focalizzandosi però sulla comprensibilità e condivisione con gli utenti (oltre che con i potenziali partner tecnologici) della mappatura dei processi.

Da sottolineare che il percorso “dialettico” di raccolta delle informazioni, per quanto non espressamente finalizzato alla evidenziazione di criticità, ha fatto emergere le attività ed i passaggi di maggiore rilevanza per il business aziendale, su cui dovrà essere concentrata l’attenzione nella definizione del progetto di implementazione del sistema gestionale.

Una volta completato il documento di rappresentazione dei processi aziendali, esso viene condiviso con i quattro partner tecnologici inclusi nella short list, costruita partendo da un campione iniziale di dieci soggetti coinvolti con una richiesta preliminare a manifestare interesse verso il progetto.

I consulenti Crabiz affiancano il team interno del cliente nella realizzazione di una serie di workshop con ciascun partner tecnologico durante i quali vengono discusse le caratteristiche dei processi aziendali in rapporto alle funzionalità dei sistemi gestionali proposti, affrontando altresì aspetti quali le caratteristiche tecnologiche delle soluzioni proposte ed i fabbisogni a livelli di infrastruttura IT.

Le informazioni emerse dai workshop vengono infine combinate con le offerte economiche formulate da ciascuno dei vendor in short list per costruire una griglia di valutazione, con il supporto della quale viene effettuata la scelta del partner a cui affidare il progetto di implementazione del gestionale.

Il progetto, condotto in modo strutturato e caratterizzato da un ottimo livello di partecipazione da parte degli utenti interni, che lo hanno vissuto come una importante occasione di crescita professionale, ha dato solidità e basi oggettive alla selezione del partner tecnologico, costruendo inoltre una preziosa base di informazioni ed un linguaggio comune su cui fondare un efficace progetto di implementazione.